Under entréplanet i kommunhuset möter Ulla-Karin Karlsson och Urban Larsson upp. Större delen av arbetsdagarna befinner de sig här nere, bakom en tjock järndörr i ett rum som helt saknar fönster.
– Vi har inga datorer heller, det handlar om att minimera brandrisken, förklarar Ulla-Karin.
– Vi använder papper och penna helt enkelt, tillägger Urban, som är i färd med att dokumentera fritidsnämndens material som ska sparas.
I det kommunala arkivet finns en hel del godbitar, inte minst för dem som släktforskar och är historiskt intresserade. Fattigvårdsstyrelsens protokoll från slutet av 1800-talet över dem som hade bistånd liksom gamla skolbetyg från början av 1900-talet är något av det som finns i gömmorna.
– Vem som helst får komma hit och titta, det material som är äldre än 70 år är det inte heller någon sekretess på. Många känner nog inte till vad som finns här egentligen, fortsätter Urban Larsson.
Så tillägger han:
– Nyligen fick vi exempelvis in de gamla fina böckerna från Folkströms skolbibliotek. Vi blev alldeles till oss, jag och Ulla-Karin, vi älskar gamla böcker. Här finns även gamla valurnor och fanor. Det ska också arkiveras.
Det som mest efterfrågas bland kommuninvånarna idag är skolbetyg och bygglovhandlingar. Liksom skolhälsovårdsjournaler.
– Det kan ju vara så att man inte har koll på vad man har fått för vaccin och vill ta reda på det, förklarar Ulla-Karin.
Men även om hon och kollegan Urban mestadels sitter i källaren och jobbar måste de bege sex trappor upp för att föra in det handskriva materialet på dator. På samma våning sitter kommunens registrator Fredrik Wastesson, som jobbar med mer dagsaktuella handlingar.
– Allt ska registreras. Men fortfarande är vi inte helt digitaliserade, även om man kan ladda ner blanketter på nätet. Så en del vanliga brev kommer också, säger han.
För Fredrik Wastesson handlar det också mycket om att serva medborgarna. Runt 1 000 handlingar per år lämnar han och kollegorna i arkivet i snitt ut. Det kan vara alltifrån detaljplaner till förfrågningar om upphandlingar.
– Först tar jag ställning till är om det är en allmän handling, sedan om den måste sekretessbeläggas. Det kan vara svårt. Sekretessbelägger vi för mycket så kan det överklagas, tar vi bort för lite kan det få rättsliga följder. Men de flesta accepterar beslutet de får, säger han.
